Gestión de proyectos. El caso de los buzones descarajados (Business case)

2014-03-08 14.07.25

Cuenta la leyenda, que en país lejano,

y a unas cuantas galaxias de distancia,

se hallaba un buzón descarajado

Los papeles, de los bancos,

mensajes sin corazón,

los papeles de las tiendas,

que me compren, ¡por favor!

En un cartel reza bien claro:

“el descarajado será descolocado,

en su puesto traerán…

un buzón bien colocado”

Mas, en fechas de carnaval…

¿ quién trabaja, tú ó yo?

ni los señores del mono,

ni las señoritas, ¡no señor!

Porque a la intemperie esos tres días,

todos, debían estar,

tanto, ellos como ellas,

a cualquier hora, pero en ese lugar

Allí, no apareció nadie,

sólo buzones destartalados,

¿y los buzones “colocados”?,

¿quién los colocará?

El buzón, descarajado,

abierto en un rincón quedó,

con la correspondencia dentro,

por Dios, Señor, ¡qué dolor!

Pasaron los tres días, y ¡diez también lo harán!,

y ahora nos vienen con el cuento

el cuento de nunca acabar

dice el “gestor” del “ordenado”,

que los buzones colocados…

¡¡se han de volver a recolocar!!

 rockefeller

 

Los diez errores cometidos:

El sustituir los buzones de una comunidad de vecinos no es un tema baladí. Se trata de un servicio que va a implicar la violación de la propiedad privada de los vecinos. Es necesario llevar a cabo el proyecto con la máxima transmisión de información fiable, llevar a cabo actuaciones a priori, comunicar claramente el alcance del servicio, supervisar la ejecución de la obra y acometer un adecuado plan de contingencias

El servicio fue llevado a cabo por la administración de Valbuena y Diez, de Valladolid, que es el contratista y se escogió como proveedor a Pedro (que podría haber sido pepito pérez, alias, “el chapu”)

 

  1. La elección del proveedor. Es necesario asegurarse de la solvencia intelectual, física, técnica y financiera de los proveedores
  2. Método de comunicación con los implicados:
    • El aviso previo al cambio: Ha de ser completo y seguro. Tratándose de información privada (contenido de los buzones), el cambio de los mismos ha de realizarse con el consentimiento expreso de todos y cada uno de los implicados. O, al menos, con el debido apercibimiento de que se va a proceder a violar la propiedad privada. El cambio de buzones conlleva el abrirlos y tener acceso al contenido de los mismos
    • Todos los avisos posteriores:   han de ser concisos, claros, sin ambigüedad. Ejemplo: El quedar con los vecinos en el periodo comprendido de duración de la obra (3 días consecutivos) sin especificar una hora concreta es una clara muestra de “des-información” improvisada
    • Romper el acuerdo del mensaje. Quedar a una hora y en un lugar con los vecinos y no presentarse porque se está en otro lugar, es una clara muestra de incoherencia y falta de profesionalidad
    • Hablar con los clientes a última hora de la jornada para evitar problemas posteriores
    • No facilitar un teléfono online para emergencias
  3. Carencia de supervisión en tiempo de ejecución de la obra. La obra no se realizó en el periodo pactado y la empresa contratista se encontró con la obra sin ejecutar, pasado el periodo destinado para ello. No se cumplieron plazos y debido a la falta de supervisión, fue imposible rectificar el curso de la obra
  4. Carencia de métodos de control sobre el proveedor. No se establecieron medidas de presión ni de penalización por la pésima ejecución de la obra
  5. Especificaciones del contratista nada claras. El cambio de buzones requería del permiso de correos. El orden de los buzones iba a cambiar (los buzones nuevos tenían un tamaño diferente a los antiguos) y no se enviaron clara y puntualmente los nuevos planos con la nueva numeración de los buzones al proveedor. El proveedor etiquetó según su criterio personal, por lo que hubo que rehacer el etiquetado de los buzones, lo que conllevó retrasos, sobrecostes, y pérdida (deslocalización) de las llaves de los buzones.
  6. Desinformación a los damnificados. Lejos de solucionar el problema que se había suscitado por la pérdida/deslocalización de las llaves, el contratista actuó evitando el problema en lugar de facilitar soluciones
  7. Entrega de llaves a las personas no autorizadas. Tratándose de propiedad privada, la entrega de llaves definitivas ha de realizarse con el mayor control y supervisión de que el destinatario sea el receptor autorizado. Entregar las llaves a las vecinas que decían “ir de parte de…” no es suficiente acreditación para autorizar la entrega de llaves.
  8. Desentenderse del problema. Intentar resolver el problema a los damnificados con un “apáñese Ud. como pueda” desacredita al contratista para la realización de cualquier otro trabajo posterior. A los damnificados no se les puede pasar la pelota con un “hable Ud. con el proveedor”, porque, en ese caso, el papel del contratista queda automáticamente anulado
  9. Volver a reincidir en el error. Las llaves de los buzones se entregaron sin la supervisión de que fueran las que encajaban realmente en los buzones correspondientes. Hubo que volver a localizar las llaves entregadas erróneamente
  10. Falta de educación del contratista. Ni se produjeron disculpas, ni formales ni informales.
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Acerca de marisoltabuyo

Ingeniera, Consultora, Profesora, estoy a mitad de camino de convertirme en Psicóloga. Soy una auténtica generadora de ideas, resolutiva, proactiva y me gusta escribir (yo me digo, pseudoescritora)

Publicado el marzo 9, 2014 en Disparates, Economía, Empresa, Reflexiones, Trabajo y etiquetado en , , , , . Guarda el enlace permanente. Deja un comentario.

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